Archivo de Concentración
Archivo de Concentración
El archivo de concentración es el lugar donde la institución designo para resguardar y guardar los documentos que ya no serán usados por el archivo de tránsito.
Los documentos que son entregados en la bodega de archivo, son documentos que no tienen ninguna frecuencia de consulta es así que ya no serán consultados por el equipo del departamento social. Cada una de las cajas archivadoras tienen una cantidad de documentos que son guardados y registrados en el inventario realizado por el departamento.
La idea de tener estos documentos en total cuidado, es parte de el objetivo de resguardo de las unidades de conservación del archivo, cada una de las formas de acceso al documento son autorizados por los responsables de cada departamento.
Las leyes que nos sustentan el acceso a archivos, es bien importante conocerla y manejarla debido a que existen sanciones penales si los responsables no hacen buen cuidado del mismo.
El archivo de concentración constituye una fase esencial dentro del ciclo de vida documental de una institución. En este espacio se resguardan documentos que ya no son consultados frecuentemente en el archivo de trámite, pero que conservan su valor legal, administrativo o histórico. Su traslado permite liberar espacio en las áreas operativas y facilita una gestión documental más eficiente.
Cada caja archivadora que ingresa al archivo de concentración es registrada e inventariada por el departamento correspondiente, lo que garantiza un control adecuado y la trazabilidad de los documentos. Además, el acceso a esta documentación está regulado y solo puede ser autorizado por los responsables de cada unidad, con el fin de evitar pérdidas o manipulaciones indebidas.
Es importante destacar que la gestión del archivo de concentración no se basa únicamente en prácticas internas, sino que está respaldada por leyes y normativas vigentes. El desconocimiento o mal manejo de estas disposiciones puede derivar en sanciones legales para quienes incumplan con sus responsabilidades en cuanto a la custodia, conservación y protección de los documentos.
